Concept militaire formalisé il y a 30 ans par le ministère de la Défense des États-Unis, le TCO est aujourd'hui utilisé par de nombreuses entreprises pour évaluer les dépenses totales liées à leurs achats sur le long terme. Cet outil d'aide à la décision s'avère indispensable pour créer de la valeur et optimiser les stratégies achats.

Définition du TCO

Le TCO (Total Cost of Ownership) ou coût global d'acquisition est une méthode de calcul permettant d'évaluer l'ensemble des dépenses impliquées par un produit ou un service sur toute sa durée de vie. Quand les méthodes classiques prennent uniquement en compte le prix d'achat pour décider d'une acquisition, le TCO intègre quant à lui ce prix d'achat mais aussi tous les coûts indirects liés à l'utilisation du bien (installation, matériel, support, entretien, maintenance, formation, etc.). Le TCO rend donc visibles les coûts invisibles (dits « coûts cachés), permettant une vision claire des dépenses liées à l'achat sur le long terme. En d'autres termes, il vise à évaluer le coût réel d'une acquisition au-delà de son simple prix à l'achat.

Pourquoi prendre en compte le TCO ?

Le prix de vente d'un produit ou d'une prestation de service n'est que la partie visible de l'iceberg. Sous la surface se cachent en effet de nombreuses dépenses liées à l'approvisionnement, à l'entretien, à la maintenance, aux formations du personnel, etc. En prenant en compte à la fois les coûts directs et les coûts indirects, le TCO  constitue un outil d'aide à la décision indispensable.

Le TCO est un concept purement économique qui permet d'apporter de la valeur à un projet et d'optimiser les stratégies d'achats. Plus de 32 % des décideurs d'achats en entreprises utilisent et recommandent le TCO comme outil stratégique. Les bénéfices du Total Cost of Ownership sont en effet multiples. Cet outil peut par exemple constituer un argument de poids pour convaincre un client des économies à réaliser sur l'ensemble des coûts d'un projet. On peut par exemple utiliser le TCO pour négocier les contrats fournisseurs. La méthode du coût global s'avère aussi très intéressante pour limiter le gaspillage ou la sur-qualité dans l'optique d'optimiser les stratégies de production. Le TCO est aussi un outil d'aide à la décision dans le cadre d'opérations d'outsourcing ou d'internalisation. Il permet également d'évaluer plus précisément le Retour sur investissement (ROI) et d'améliorer à long terme la maîtrise du budget de l'entreprise.

 

Comment calcule-t-on le TCO d'un bien ?

La méthode de calcul du TCO varie selon la nature du produit ou du service évalué. Les spécificités de chaque bien doivent en effet être prises en compte pour déterminer avec pertinence le coût global de son cycle de vie. Il n'existe ainsi pas de modèle de calcul précis mais on distingue toutefois huit éléments communs à prendre en compte pour calculer le TCO :

• Le prix d'achat : il s'agit du principal coût direct. Il prend en compte le prix de revient et la marge du fournisseur.

• Le coût induit : il concerne tout le processus de livraison du bien, à savoir l'emballage, le transport, la douane, les conditions de paiement, etc.

• Le coût d'acquisition : les dépenses liées au fonctionnement du service achat dans le processus d'achat du bien.

• Le coût de possession : il concerne toutes les dépenses et pertes de valeur induites par le fait de posséder le bien en question, à savoir la gestion des stocks, la dépréciation, etc.

• Le coût de maintenance : les frais d'entretien, les pièces à changer, etc.

• Le coût d'utilisation : toutes les dépenses liées à l'exploitation du bien comme les dépenses énergétiques, l'exploitation, les services liés, etc.

• Le coût de non-qualité  : traitement de la non-conformité, respect des délais...

• Le coût de retrait : il s'agit des dernières dépenses liées à la revente, au recyclage ou à la destruction du bien.

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Les chances de se tromper lorsque vous devez traiter avec des centaines de clients et de contacts tout au long de la journée sont très élevées. Pour l’éviter il existe des solutions comme l’implémentation d’un CRM.

Pourquoi utiliser un CRM en entreprise ?

C'est pourquoi les logiciels de CRM présentent des avantages considérables : ils vous permettent de traiter avec vos clients sans faire d'erreurs, de développer votre entreprise en automatisant une grande partie des tâches administratives du service commercial, de fonctionner efficacement en garantissant l'accès aux informations nécessaires et de rivaliser avec un meilleur service après-vente.

Un CRM a deux effets positifs pour votre entreprise :

• Augmenter la productivité de votre force de vente

• Améliorer la satisfaction, la fidélisation et la loyauté de vos clients

Si votre entreprise est basée sur le développement de relations avec des clients, un système de ces caractéristiques sert précisément à dynamiser ces relations, en vous aidant dans vos tâches de suivi, de contact et de marketing.

Chacun a bien intégrer l’utilité d’un CRM … maintenant se pose la question du coût.

Combien coute un CRM ?

Les systèmes CRM sont utilisés par une grande variété d'entreprises, dans de nombreux secteurs, et de tailles très différentes. C'est pourquoi il n'existe pas de modèle d'exploitation unique pour les développeurs de ces outils.

Toutefois, la formule la plus répandue dans une formule SAAS : Software as a Service. Dans ce mode de fonctionnement, le logiciel de CRM est hébergé sur les serveurs du fournisseur comme Integral, avec différents niveaux d'accès et de privilèges auxquels on peut accéder après avoir payé une redevance mensuelle par utilisateur.

C'est-à-dire qu'il fonctionne exactement comme un modèle d'abonnement où vous payez pour le nombre d'utilisateurs contractés.

De cette manière, vous économisez les coûts de déploiement et de mise en œuvre sur vos serveurs.Bien sûr, il y a de nombreuses exceptions, mais c'est la façon habituelle et celle que nous vous recommandons d'engager.

Les vont des systèmes de gestion de la relation client (CRM) 100% gratuits souvent sous modèle de freemium, à ceux qui coûtent environ plusieurs centaines d’euros par mois et par utilisateur pour accéder à toutes les fonctionnalités.

Pour les PME, la moyenne de ces solutions se situe entre 25 et 100 euros par mois.

Coûts cachés

Grâce au modèle de paiement sous forme d’abonnement mensuel, il n'y a guère de place pour les coûts cachés.

Souvent, ces solutions fonctionnent en permettant à l’utilisateur de configurer presque tous les aspects de sa solution au moyen de tutoriels ou d'agents assistés sans frais supplémentaires.

Comme ces applications sont très intuitives, il n'est généralement pas nécessaire d'investir dans la formation des employés. Les coûts de mise en œuvre et de formation n'existent donc pratiquement pas.

Aujourd’hui, la croissance externe est l’un des moyens les plus prompts qui permettent à une entreprise d’augmenter son chiffre d’affaires. Elle consiste à accroitre son volume de vente par l’achat d’autres entreprises ou société. Mais comment peut-on financer une croissance externe ?

Le financement d’une croissance externe